設備的操作和保養應作記錄，檢修也應作記錄。操作、保養記錄一般記入值班工作日記中，也要包括日期，操作員姓名，班次等；每班的例行保養工作內容、設備當天和累計運行時間；潤滑、加油和巡視檢查記錄；機組實際技術參數；定期檢查保養、停放保養、換季保養的內容；故障處理等。
設備的大、中、小修也應有修理記錄，其內容包括：機組編號、型號、額定技術參數和生產廠、出廠日期、出廠編號；修理前累積的運行時間；修理的內容；修理的人員和日期；設備介體檢查情況；零配件修換記錄；設備裝配、間隙調整情況及圖例；試車情況及運行參數；驗收意見，使用單位、修理單位、主管部門鑒定等。上述內容可扼要地填入設備登記卡。
大多數設備屬于固定資產。設備管理部門應有機電設備固定資產登記卡，建立固定資產設備分類帳。
